반복 이메일 자동 작성

핵심만 말하면?

견적 회신·일정 조율·서류 요청처럼 매번 비슷하게 쓰는 이메일을 유형별 템플릿과 스킬로 만듭니다. 유형을 나누는 기준은 사람이 정하고, AI는 초안을 쓰며, 보내기 전 확인은 반드시 사람이 합니다.

언제 필요한가?

어떤 도구를 쓰나?

• 대화형 AIClaude·ChatGPT·Gemini 중 쓰던 것, 무료 플랜 가능
• 메일 서비스(Gmail 등)쓰고 있는 메일 서비스의 임시보관함·템플릿 기능 사용
• 스킬 파일 SKILL.md분류표·템플릿·초안 규칙을 저장해 누가 쓰든 같은 기준의 초안을 받음. Claude 프로젝트 지침으로도 저장 가능

도입하면 무엇이 달라지나?

어떻게 작동하나?

1. 1보낸 메일 모으기지난 한 달 보낸 메일을 비슷한 것끼리 묶습니다
   →
2. 2유형 분류표목적·상대·위험도로 메일 유형을 사람이 정합니다
   →
3. 3유형별 템플릿반드시 넣을 정보와 넣지 말 것을 템플릿에 담습니다
   →
4. 4AI 초안받은 메일과 상황 메모를 넣으면 AI가 유형을 판단해 초안을 씁니다
   →
5. 5사람 확인·발송체크리스트로 확인한 뒤 사람이 발송하고 고친 내용을 템플릿에 반영합니다

어떤 순서로 만드나?

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   1단계. 업무 쪼개기: 보낸 메일 모으기 (20분)사람

   보낸편지함에서 지난 한 달 메일을 훑고, 비슷한 메일끼리 묶어 한 달 건수·매번 바뀌는 정보·매번 같은 내용을 표로 적습니다. 견적 문의 회신·미팅 일정 조율·서류 요청·계약 후 안내는 AI 초안(견적은 [사람: 금액 확인] 추가), 거절·조건 변경은 [사람]으로 표시합니다. "매번 같은 내용"이 많은 메일이 템플릿 후보이고, 상대와의 관계를 고려해 판단해야 하는 메일은 사람이 직접 씁니다.

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   2단계. 입력 설계: 어디서 · 어떤 형식 · 얼마나 자주 (15분)사람

   초안 품질은 AI에 무엇을 넣느냐에 달려 있습니다. 받은 메일 본문(메일함, 건별), 상황 메모(한두 줄, 건별), 우리 정보(가격표·서비스 소개서·일정표, 바뀔 때 갱신), 이전 대화(같은 상대와 주고받은 메일, 필요할 때)를 넣습니다. 상황 메모는 짧아도 반드시 씁니다. 예: "기존 고객, 수량 늘림, 단가는 지난 계약과 같게, 다음 주 화·목 오후 가능". 이 한 줄이 없으면 AI는 일반적인 문장으로 빈칸을 채웁니다.

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   3단계. 기준 설계: 유형 분류 기준 정하기 (30분)사람

   이 플레이북의 핵심 단계입니다. 메일 유형을 AI에 맡기지 않고 목적(정보 제공 / 요청 / 일정 조율 / 확정 안내 / 거절·변경), 상대(신규 고객 / 기존 고객 / 기관 담당자 / 협력사), 위험도(금액·계약 조건·일정 확정이 들어가면 사람 확인 필수) 세 가지로 기준표를 만듭니다. 유형별로 반드시 넣을 정보, 넣지 말 것, 사람 확인 항목을 적습니다. 예를 들어 A. 견적 회신은 견적 범위·유효기간·다음 단계를 넣고, 확정되지 않은 할인·납기 약속은 넣지 않으며, 금액·유효기간을 사람이 확인합니다. 같은 유형이라도 신규 고객에게는 회사 소개 2문장과 견적 범위 설명을, 기존 고객에게는 "지난 계약 기준" 대비 바뀐 점만 적습니다. 이 차이를 기준표에 적어 두지 않으면 AI는 모든 상대에게 같은 길이의 메일을 씁니다.

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   4단계. 프롬프트 실행 → 템플릿·스킬로 저장 (40분)AI + 사람

   ① 보낸 메일에서 템플릿 뽑기: 유형 분류표와 같은 유형으로 실제 보낸 메일 3~5통을 아래 프롬프트에 넣습니다. 메일에는 상대방 연락처와 거래 정보가 들어 있으니, 붙여 넣기 전에 이름·전화번호·계좌번호를 지우거나 "{고객명}"처럼 바꾸세요.

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   [역할] 너는 작은 회사의 업무 이메일 템플릿을 정리하는 도우미야.
   
   [입력]
   - 유형 분류표: {3단계 표 붙여 넣기}
   - 같은 유형으로 실제 보낸 메일 3~5통: {개인정보를 지운 본문}
   
   [할 일]
   1. 메일들에서 매번 같은 문장과 매번 바뀌는 부분을 구분해 줘.
   2. 바뀌는 부분을 {고객명}, {수량}, {유효기간}처럼 빈칸으로 바꾼 템플릿을 만들어 줘.
   3. 분류표의 "반드시 넣을 정보" 가운데 예전 메일에 빠져 있던 항목을 알려 줘.
   
   [규칙]
   - 내가 주지 않은 수치·출처는 만들지 마.
   - 예전 메일에 없던 약속(할인, 무료 제공 등)을 템플릿에 추가하지 마.
   - 문장은 존댓말로, 한 문단 3문장 이내로 써 줘.

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   상황별 초안 쓰기AI + 사람

   ② 상황별 초안 쓰기: 받은 메일, 상황 메모, 유형 분류표와 템플릿을 넣으면 AI가 유형을 고르고 제목·본문 초안과 [확인 필요] 목록을 붙입니다. 어느 유형에도 맞지 않으면 [사람 작성 필요]라고만 답하게 합니다.

   프롬프트복사

   [역할] 너는 {회사명}의 업무 이메일 초안을 쓰는 작성자야.
   
   [입력]
   - 받은 메일: {본문}
   - 상황 메모: {예: 기존 고객, 수량 늘림, 단가 동일, 화·목 오후 가능}
   - 유형 분류표와 템플릿: {붙여 넣기}
   
   [할 일]
   1. 받은 메일이 분류표의 어느 유형인지 고르고, 고른 이유를 한 줄로 적어 줘. 어느 유형에도 맞지 않으면 [사람 작성 필요]라고만 답해.
   2. 해당 템플릿으로 제목과 본문 초안을 써 줘.
   3. 초안 아래에 [확인 필요] 목록을 붙여 줘: 내가 주지 않아 비워 둔 정보, 금액·날짜·약속이 들어간 문장.
   
   [규칙]
   - 내가 주지 않은 수치·출처는 만들지 마. 금액·날짜·수량을 모르면 {빈칸}으로 남겨.
   - 상황 메모에 없는 할인·납기·조건을 약속하지 마.
   - 받은 메일에 없는 내용을 상대가 말한 것처럼 쓰지 마.

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   스킬 파일로 저장하기 (선택)SKILL.md

   이 단계까지 오면 스킬로 만드세요. 템플릿이 3개를 넘고 팀원 두 명 이상이 같은 유형의 메일을 쓴다면, 분류표·템플릿·초안 규칙을 Claude 프로젝트 지침이나 스킬(SKILL.md)로 저장합니다. 그러면 누가 쓰든 같은 기준의 초안이 나옵니다.

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   name: business-email-draft
   description: 받은 메일과 상황 메모를 받아 유형 분류표에 맞는 업무 이메일 초안을 쓴다
   ---
   # 입력
   - 받은 메일 본문, 상황 메모(한두 줄), 필요 시 이전 대화
   # 절차
   1. 유형 분류표(A~E)로 유형 판단, 맞는 유형이 없으면 [사람 작성 필요]
   2. 해당 템플릿으로 제목·본문 초안
   3. [확인 필요] 목록: 빈칸, 금액·날짜·약속 문장
   # 규칙
   - 주지 않은 금액·날짜·조건 생성 금지, 모르면 {빈칸}
   - 상대 유형(신규·기존·기관)에 따라 소개 문단 넣고 빼기
   - 발송하지 않는다. 초안까지만 쓴다
   # 유형 분류표와 템플릿
   (3단계 표와 ① 결과를 여기에 붙인다)

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   5단계. 사람 검토와 개선 루프 (건당 2분)사람

   초안을 메일 서비스의 임시보관함이나 템플릿 기능에 옮긴 뒤 보내기 전 체크리스트를 확인합니다. 받는 사람 칸과 첫 줄이 같은 사람인가, 금액·수량·날짜가 가격표·일정표와 같은가, "가능합니다", "드리겠습니다"로 끝나는 문장이 실제로 지킬 수 있는 약속인가, 본문에 적은 첨부가 실제로 붙었는가, {빈칸}이 남아 있지 않은가. 자동 발송은 권하지 않습니다. 한 번 나간 메일은 되돌릴 수 없으니 자동화는 초안을 임시보관함에 넣는 데까지만 하세요. 사람이 초안을 크게 고쳤다면 무엇을 고쳤는지 한 줄 남기고, 같은 수정이 두 번 나오면 템플릿이나 스킬 규칙에 넣습니다.

   프롬프트복사

   [수정 기록] 날짜 | 유형 | AI 초안의 문제 | 고친 내용 | 템플릿·스킬 반영 여부

얼마나 걸리고 무엇을 얻나?

AI 결과에서 사람이 꼭 확인할 것은?

실제로 어디까지 되나?

한계는 무엇인가?

• 매번 내용이 완전히 다른 협상·사과 메일이 대부분이라면 템플릿보다 사람이 직접 쓰는 편이 낫습니다. 들어오는 문의를 먼저 분류하는 일이 급하다면 고객 문의 자동 분류부터 보세요.
• 메일에는 상대방 연락처와 거래 정보가 들어 있습니다. AI에 붙여 넣기 전에 이름·전화번호·계좌번호를 지우거나 "{고객명}"처럼 바꾸세요.
• 자동 발송은 권하지 않습니다. 한 번 나간 메일은 되돌릴 수 없고, 금액이나 이름이 틀린 메일 한 통으로 고객 관계가 나빠지면 시간을 아낀 이점보다 손해가 클 수 있습니다.
• 초안이 자연스러울수록 확인 없이 보내고 싶어집니다. 유형·금액·약속 표현은 메일 한 통마다 사람이 확인합니다.
• 위 시간 수치는 설명용 예시입니다. 실제 효과는 한 주 동안 유형별로 작성 방식·작성 시간·수정 정도를 기록해 비교하세요.

더 나아가려면?

• 들어오는 문의를 먼저 나누고 싶다면 → 고객 문의 자동 분류
• 견적 회신이 제안서로 이어진다면 → 제안서 초안 만들기
• 메일 문체를 회사 기준으로 맞추려면 → 우리 브랜드에 어울리는 말투 유지하기
• 메일 흐름이 안정되면 노코드 자동화 도구(Make·n8n 등)로 "특정 라벨이 붙은 메일 → AI 초안 작성 → 임시보관함에 저장 → 담당자에게 알림"까지 이을 수 있습니다. 이 경우에도 발송 단계는 사람에게 남겨 두세요
• 혼자 구축하기 어렵다면: 10X 교육에서는 참여자가 실제로 보낸 메일로 분류표와 템플릿을 만들고, 본인 계정에서 스킬로 저장해 실행하고 고치며 이후에도 다시 쓸 업무 절차를 만듭니다. 교육 상담 문의하기

출처

1. Agent Skills 공개 표준 (The New Stack) — 2026-10-05 확인

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